五個免費軟件讓您在家上班更有效率

疫情當前,很多工作變得需要在家進行(work from home)。除了高速網路跟電腦是必備品之外,還少不了一些軟體工具能夠提升我們的工作效率。以下推薦五款本人常用的軟體工具。

1. Zoom cloud meetings
跟客戶開會,跟團隊討論,能夠支援多人同時視訊會議,甚至能夠支援到100人以上。不管使用ios或android的智慧裝置,windows或mac的電腦通通都可以支援。這個軟體採取freemium的模式,一般多人會議只要控制在40分鐘內都是免費的。您也可以付費升級,讓你的會議可以超過40分鐘不受干擾。

個人最喜歡的是他的錄影功能,如果開會想做會議記錄可以直接用錄製功能,結束後還能重頭播放抓重點,而且影片的壓縮技術讓檔案變得非常的小,容易分享傳輸。

費用:免費,可付費升級
下載網址:https://zoom.us/

2. Google Apps(Docs,Spreadsheet,Slides,Form,Drive)
若您已經擁有Gmail賬號就代表你能直接免費使用這些軟體。功能對照一下,Microsoft office的Word就是Google Docs,Excel 就是 Google Spreadsheet,Powerpoint就是Google Slides。這些軟體的發明減少了我們用隨身碟的次數,因為走到哪裡只要有網路就可以隨時編輯儲存,非常方便。最棒的地方就是他可以同時跟好幾個人一起編輯同一份文件,比如說開會時,與會者可以直接把資料輸入進去Google Spreadsheet上的格子,或是一起做會議記錄,共同筆記,減少溝通的成本,加快討論的進程。

Google Form 讓你可以設計客制化表單,讓你的目標族群可以根據設計好的題型填寫表單,完成轉化。而且蒐集到的回复都可以自動整理進spreadsheet,能夠直接做統計跟報告,非常方便。

Google Drive就像網路硬碟一樣能夠讓你上傳較大的檔案並分享給其他使用者。有時候圖片特別多或一些檔案特別大,比較難直接傳給別人,用Google Drive可以幫你解決這個問題。

費用:免費,可付費升級
下載網址:https://www.gmail.com

3. Trello
Trello的專長是專案管理,能夠讓你把待辦事項切成很多片段,介面操作系使用拖拉的方式。我們一天要做的事情可能很多,而且工作的時候很常會遇到外部的干擾或是臨時的急件需要處理。 Trello就像是進階版的check list,讓你把待辦事項分成多個Board,每個Board有多張Card,每個Card就是你每件要完成的事情。 Card可以支援圖片與附件上傳,用一張圖就可以代表一千個字,使Check List的功能變得更容易理解。

我習慣將Board分成三個:To do,Doing與Done。 To do是將要做的事,臨時插件的事項為了避免忘記我會先放入To do。 Doing代表正在進行的工作,通常同時最多只會有三個,提高專注力在完成事項,防止一心多用。 Doing已完成的事項會拉入Done去。

費用:免費,可以付費升級
網址:https://trello.com

4. Slack
如果你覺得WhatsApp只適合用來溝通,不適合用來討論跟處理公事,可以考慮使用Slack,同樣支援手機跟電腦的介面。你可以用Slack來開啟多個群組(Channel)並在不同的Channel討論不同的專案。他最方便的地方是群組的聊天記錄並不會因為你比較晚加入就看不到,等於說你不需要再重複貼上之前已經討論過的事情。 Slack可以支援文件與檔案分享,而且可以直接在聊天界面上面指出文件的內容與行數,縮短了溝通的時間。免費版本的Slack功能已經相當足夠,它能夠儲存10K的訊息量,如果你想要更加高級的功能,可以考慮付費升級。

費用:免費,可以付費升級
網址:https://www.slack.com

5. Monosnap
遠端溝通最麻煩的東西就是用文字傳達介面或者圖片上的細節,很多時候可能只要傳一張照片就可以省去講一堆話(因為打字確實也相當花時間)。因此好用的截圖工具是非常重要的,Monosnap可以讓我們直接截圖熒幕上的任何畫面,並且可以在截圖上畫箭頭與註解,每個註解與箭頭還可以標記不同的顏色,快速的讓溝通對象了解你指出的問題。

費用:免費,可以付費升級
網址:https://www.monosnap.com

好的生產力工具讓你事半功倍
好的工具讓我們能夠用更短的時間完成更多的事情,如果你喜歡以上的軟體,歡迎推薦給你身邊的朋友。

文章來源:https://i-tea.com.my/en/blog/five-free-software-to-enhance-your-productivity-when-working-from-home

▍艾堤數位

本文作者
田士鋒 Jason Tian
資訊工程碩士
14歲開始接觸網頁設計,15歲參加高中網頁設計比賽佳作,18歲參加flash動畫設計個人比賽冠軍,校內網頁設計比賽冠軍。擅長跨領域結合,高中時以為自己喜歡生物科技而在大學選擇生物科技係為第一志願,直到大三才認清自己對程式語言的熱愛而決定轉換領域,因此研究所便結合了資訊與生物領域的知識,發表了幾篇論文。在大學求學過程中也與志同道合的朋友成立公司專接網路應用程式的開發專案,累積了不少開發經驗。不管是購物網站,企業內部管理系統ERP,報名系統,拍賣系統,庫存管理系統,手機App,各種電子商務系統都曾經參與開發。也曾經在fb當紅時寫了一個社群行銷平台「抽獎王」,並在三天內利用病毒行銷的概念吸引了四萬個會員。 2013年因緣際會下參加Amazon AWS的舉辦的CloudKata程式設計比賽,在一小時內拿到最高分數擊敗所有對手奪得冠軍。目前是台灣920 App(飲料訂購平台)的共同創辦人,已累積300家飲料店。也是馬來西亞Consignment Project(寄賣模式)的共同創辦人,已累積1300個店家。
簡歷:
2003 寬中網頁設計與flash動畫比賽冠軍
2008 艾堤數位科技股份有限公司創辦人
2009 台大生化科技系畢
2010 在異奇網股份有限公司擔任技術長
2011 台大資訊工程研究所畢
2013 AWS cloudkata 台灣區程式設計比賽冠軍
2014 Startup weekend #10 第三名
2015 Consignment, 920 App 共同創辦人
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